A avaliação ocorre em duas fases. Nesta primeira fase, todas as propostas são avaliadas para ver o quão bem elas se encaixam no seu ambiente e requisitos, conforme descrito em seu RFP. (Esta fase não inclui comparação de fornecedores – essa etapa cai na segunda fase de avaliação).
O objetivo neste ponto é eliminar aquelas que não atendem aos seus critérios e classificar aquelas que parecem se encaixar no perfil. O resultado é uma pequena lista das melhores propostas. Essas, e somente essas, serão submetidas a uma avaliação detalhada que levará à seleção final.
Se você tiver muitas respostas para revisar, os detalhes tenderão a ficar confusos, dificultando lembrar quais respostas de RFP são particularmente fortes (ou fracas) e em quais áreas. Uma escala de classificação numérica pode ajudar você a manter tudo em ordem e documentar seu processo de decisão.
Aqui estão mais algumas dicas para ajudar você durante esta etapa de documentação:
Configure um formulário ou planilha organizada de forma que os revisores possam classificar cada proposta de acordo com os principais critérios especificados em seu RFP. Peça para cada revisor atribuir uma nota numérica (a escala pode ser de um a dez, um a cinco, um a três ou qualquer nível de granularidade que você considere apropriado) para cada critério de avaliação. Você pode ter quantos revisores desejar.
Deixe espaço para notas e quaisquer perguntas sobre a resposta para acompanhamento. Você pode querer pedir esclarecimentos neste estágio ou esperar até a avaliação detalhada das propostas selecionadas. Atribua um peso a cada critério com base em quão crítica a função ou processo é para o seu negócio.