Implemente o agendamento por blocos – Diferentes tipos de consultas funcionam melhor em diferentes horários do dia. Por exemplo, você pode preferir concluir procedimentos complexos, como tratamento de canal, antes do meio-dia. Com o agendamento por blocos, você pode alocar blocos de tempo para procedimentos específicos, como restaurações, exames de novos pacientes ou emergências.
Verificação automatizada de conflitos – Humanos nem sempre são bons em identificar pequenos erros em sistemas complexos. Softwares de agendamento podem sinalizar possíveis sobreposições com mais eficácia.
Treinamento e Liderança – Quando surgirem situações inesperadas, sua equipe deve saber como lidar com elas. Capacite seu gerente de escritório com treinamento e mantenha a responsabilidade por meio de uma liderança forte.
Problema 2: Cancelamentos de última hora e não comparecimentos
Vagas vazias atrapalham o fluxo de trabalho e reduzem a receita. Embora possa ser tentador colocar infratores reincidentes em uma lista de espera, existem soluções mais eficazes (e menos pessoais).
Lembretes e confirmações automatizados são essenciais. Lembretes por mensagem de texto geralmente são os mais eficazes. Use uma abordagem em duas etapas: envie um lembrete cerca de uma semana antes da consulta e outro no dia da consulta.
Para consultas de alto valor ou mais longas, considere cobrar um depósito adiantado. Isso aumenta o comprometimento e evita cobranças incômodas após cancelamentos.
O Oryx permite o gerenciamento integrado de lembretes e confirmações. Você pode até criar uma lista de espera em tempo real para entrar em contato com os pacientes quando uma vaga estiver aberta.